Thông báo khi trùng mã (trùng dữ liệu) trong bảng tính Excel

Khi làm công việc của một kế toán, đặc biệt là Kế toán kho. Với kho hàng có nhiều mặt hàng (nhiều mã hàng). Bạn sẽ phải mất thời gian với việc chọn mã hàng cho một mặt hàng mới để mã này không trùng với các mã hàng đã có. Tuy nhiên, Với chức năng Data Validation > Allow > Custom của Tab Data trong Excel. Chức năng này sẽ thông báo cho bạn nếu bạn nhập một mã mới trùng với mã hàng đã có.

Cách thực hiện với các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013 như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng cần nhập dữ liệu: B3:B200. Chọn Tab Data rồi chọn Data Validation. Khi đó sẽ có cửa sổ Data Validation hiện ra bạn chọn thẻ Settings Mục Allow chọn Custom.

Ô Formula gõ nội dung =COUNTIF($B$3:$B$200,B200)=1

Bước 2: Đến thẻ Error Alert

Mục Style chọn Stop, Title gõ Cảnh báo, ô Error message bạn gõ nội dung cần cảnh báo. VD: Mã hàng này đã có rồi. Xin chọn mã khác.

Cuối cùng nhấn OK.

Chú ý: Với chức năng Data Validation các bạn có thể quản lý được vùng nhập dữ liệu (nếu nhập sai, nhập không đúng kiểu dữ liệu hay dữ liệu không đúng với thực tế… excel sẽ hiện thông báo).

Có các kiểu quản lý dữ liệu như sau:

Whole number: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên

Decimal: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân

List: chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách có sẵn

Date: chỉ cho phép nhập liệu là ngày

Time: chỉ cho phép nhập liệu là giờ

Text length: chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định