Khi phát hiện thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
- Trường hợp do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;
- Trường hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Trường hợp số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
- Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
