Lỗi trên Excel (Sự quan trọng của Sổ cái trên Excel)

Khi làm kế toán trên Excel chúng ta có thể gặp phải một số lỗi khó giải quyết do nhiều yếu tố vì có quá nhiều sự logic trong file Excel. Khi bạn làm kế toán trên file Excel nói chung và file Làm kế toán trên excel do Kimi Training cung cấp nói riêng. Theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung, các bạn thấy: Từ chứng từ kế toán chúng ta vào Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung ghi Sổ cái và cuối kỳ lấy số liệu trên sổ cái để lên bảng cân đối phát sinh phục vụ cho việc lên Báo cáo tài chính.

Với bài viết này Kimi xin chia sẻ với mọi người cũng như học viên của Kimi nói riêng về sự quan trọng của Sổ cái trên file Excel. Với sơ đồ trên mọi người đều thấy rõ có rất nhiều sự liên hệ giữa Sheet Sổ cái với các Sheet khác (11 Sheet: Nhật ký chung, Sổ quỹ, Hàng tồn kho, Chi tiết hàng tồn kho, …). Để hạn chế các lỗi có thể xảy ra sau này chúng ta phải hiểu về các hàm, sơ đồ liên kết giữa Sổ cái và Nhật ký chung.

Trước tiên, để File Excel này có sự thống nhất cao thì các bạn nên nhập dữ liệu vào Nhật ký chung với 1 loại kiểu gõ duy nhất là Telex hoặc VNI để Sổ cái không bị lỗi font chữ khi gõ tiếng Việt có dấu (đặc biệt là cột N – Diễn giải trong Sheet Nhật ký chung). Sổ cái trong file Excel này có 2 cột phụ rất quan trọng là cột H và cột I. 2 cột này các bạn không được sửa chữa. Cột H được định dạng là chữ màu trắng trùng với màu nền nên những bạn nào chưa thành thạo về Excel rất dễ mắc lỗi (xóa cột này). Nếu xóa cột này thì các dữ liệu từ Nhật ký chung sẽ không chạy sang Sổ cái được (từ cột A, B, ….G). Bạn nào muốn hiểu hơn về Sheet Sổ cái thì nên tìm hiểu các hàm INDEX, TYPE, MATCH, và hàm OFFSET. Một điều quan trọng nữa là cột H có 2 nhóm:

• H15=IF(TYPE(MATCH($J$1,NKC!$AN:$AN,0))=16,””,MATCH($J$1,NKC!$AN:$AN,0)).
• H16=IF(TYPE(MATCH($J$1;OFFSET(NKC!$AN$1;$H15;0):NKC!$AN$5833;0)+$H15)=16;””;MATCH($J$1;OFFSET(NKC!$AN$1;$H15;0):NKC!$AN$5833;0)+$H15). H16 đến H565 có dạng giống nhau. (Các bạn chú ý không copy H15 và Paste cho các ô bên dưới).

Kết luận: Với File Excel nói trên có rất nhiều vấn đề về logic. Đặc biệt khi dùng file Excel này để làm thực tế theo tình hình từng công ty. Các bạn có thể tham khảo một số bài viết về Excel tại đây để làm kế toán trên Excel tốt hơn… Rất mong nhận được sự đóng góp và phản hổi của các bạn để Kimi có thể giúp các bạn làm việc tốt hơn!!