QUY ĐỊNH THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ VÀ TIÊU HỦY CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
1. Thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán
Theo quy định tại điều 40 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 và theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC quy định về kế toán về thời hạn lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán như sau:
a. Lưu giữ tối thiểu 5 năm đối với các tài liệu kế toán sau
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, ví dụ: Phiếu nhập xuất kho, phiếu thu, phiếu chi.
b. Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với các tài liệu kế toán sau
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán; gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Các bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, ccs sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của đơn vị, biên bản hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định
Tài liệu kế toán về quá trình đầu tư, bao gồm tài liệu về các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.
c. Lưu trữ vĩnh viễn các tài liệu kế toán sau
Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng;
2. Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ
Theo quy định tại điều 35, điều 36 Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ quy định về việc tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau
Điều 35. Tiêu hủy tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu huỷ.
3. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Điều 36. Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
3. “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
